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Para las empresas es crítico saber si sus maneras de hacer el negocio encajarán dentro de un paquete estándar de ERP antes de contratarlo y comenzar la implementación. La razón más común para que las compañías no se decidan en poner en marcha un proyecto de ERP es que éstas descubren que el software no apoya uno o alguno de sus procesos comerciales más importantes. Hay dos cosas que se pueden hacer:
Es innecesario decir que la implementación de un ERP es un proyecto de alcance muy amplio que impacta en toda la compañía y que, una vez en funcionamiento, aumenta la eficiencia operativa. Hay casos de implementaciones fallidas de ERP que sirven como aprendizaje, es importante saber qué pasó para poder prevenirse y lograr que el proyecto ERP salga lo mejor posible.
Las plantillas, o templates, son rutinas pre-escritas que realizan diversas tareas y que simplifican la implementación de un software de gestión. Son una forma rápida de poner a funcionar los requerimientos de la empresa. Debido a que la funcionalidad de las plantillas se ha hecho para empresas similares a la tuya e idealmente probadas, son fácilmente conectables o ensamblables con los módulos del ERP; ofrecen muchos de los beneficios de la personalización sin el riesgo de incurrir en exceso de tiempo y presupuesto. Las plantillas aportan más opciones que la posibilidad de configurar un software.
Sin embargo, cuanto menor es el código que se tiene que escribir, más agradable será el proyecto. Recuerde que una implementación exitosa depende del alcance, tiempos, calidad, costos, riesgos, recursos humanos y comunicación.
Desde unos pocos dólares hasta miles, dependiendo de su origen y de la complejidad de la plantilla. Los principales sistemas ERP tienen disponibles bibliotecas de templates. A veces son propiedad del proveedor del software y, a veces, son ofertas del ecosistema del vendedor, principalmente propiedad de algún partner especializado. En la mayoría de los casos no hay garantía de que las plantillas de un origen se acoplen bien a las demás, pero todas ellos deben trabajar con el software ERP para el que fueron diseñadas.
Dependiendo del control de calidad practicado por el desarrollador. Algunas fueron hechas para un proyecto específico y lanzadas como un producto a último momento. Otras se desarrollaron cuidadosamente, con estándares del más alto nivel.
Es altamente probable que necesite la ayuda de consultores para configurar correctamente los que son complejos. Considera que el proveedor de ERP no podrá darle soporte si hay un problema con una plantilla hecha por un tercero. La mayoría de los vendedores ofrecen asistencia sobre templates que fueron provistos por ellos mismos, aunque es probable que no sea del mismo nivel que en el caso del producto.
Prestar especial atención a los límites de la plantilla. Por ejemplo, algunas están limitadas en la cantidad de usuarios que van a soportar simultáneamente. Otras pueden disminuir considerablemente la performance del sistema. Si va a comprar un template, no estaría mal contar un período de prueba para saber si va a trabajar de acuerdo a sus necesidades.
Los templates no son la solución ideal para resolver el dilema de personalización vs configuración, pero son una tercera opción que vale la pena examinar.
Recuerde:
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