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¿El ERP puede adaptarse a la forma de hacer negocios de tu compañía?

Para las empresas es crítico saber si sus maneras de hacer el negocio encajarán dentro de un paquete estándar de ERP antes de contratarlo y comenzar la implementación. La razón más común para que las compañías no se decidan en poner en marcha un proyecto de ERP es que éstas descubren que el software no apoya uno o alguno de sus procesos comerciales más importantes. Hay dos cosas que se pueden hacer:

Es innecesario decir que la implementación de un ERP es un proyecto de alcance muy amplio que impacta en toda la compañía y que, una vez en funcionamiento, aumenta la eficiencia operativa. Hay casos de implementaciones fallidas de ERP que sirven como aprendizaje, es importante saber qué pasó para poder prevenirse y lograr que el proyecto ERP salga lo mejor posible.

¿Qué son las plantillas o templates?

Las plantillas, o templates, son rutinas pre-escritas que realizan diversas tareas y que simplifican la implementación de un software de gestión. Son una forma rápida de poner a funcionar los requerimientos de la empresa. Debido a que la funcionalidad de las plantillas se ha hecho para empresas similares a la tuya e idealmente probadas, son fácilmente conectables o ensamblables con los módulos del ERP; ofrecen muchos de los beneficios de la personalización sin el riesgo de incurrir en exceso de tiempo y presupuesto. Las plantillas aportan más opciones que la posibilidad de configurar un software.

Limitaciones de los templates

La probabilidad de implementar un erp completo sin al menos algún código personalizado son mínimas

Sin embargo, cuanto menor es el código que se tiene que escribir, más agradable será el proyecto. Recuerde que una implementación exitosa depende del alcance, tiempos, calidad, costos, riesgos, recursos humanos y comunicación.

Algunos templates están disponibles en forma gratuita y otros tienen costos

Desde unos pocos dólares hasta miles, dependiendo de su origen y de la complejidad de la plantilla. Los principales sistemas ERP tienen disponibles bibliotecas de templates. A veces son propiedad del proveedor del software y, a veces, son ofertas del ecosistema del vendedor, principalmente propiedad de algún partner especializado. En la mayoría de los casos no hay garantía de que las plantillas de un origen se acoplen bien a las demás, pero todas ellos deben trabajar con el software ERP para el que fueron diseñadas.

La calidad de las plantillas de un ERP varían

Dependiendo del control de calidad practicado por el desarrollador. Algunas fueron hechas para un proyecto específico y lanzadas como un producto a último momento. Otras se desarrollaron cuidadosamente, con estándares del más alto nivel.

Los templates no son fáciles de instalar

Es altamente probable que necesite la ayuda de consultores para configurar correctamente los que son complejos. Considera que el proveedor de ERP no podrá darle soporte si hay un problema con una plantilla hecha por un tercero. La mayoría de los vendedores ofrecen asistencia sobre templates que fueron provistos por ellos mismos, aunque es probable que no sea del mismo nivel que en el caso del producto.

Debes probar a fondo una plantilla antes de usarla

Prestar especial atención a los límites de la plantilla. Por ejemplo, algunas están limitadas en la cantidad de usuarios que van a soportar simultáneamente. Otras pueden disminuir considerablemente la performance del sistema. Si va a comprar un template, no estaría mal contar un período de prueba para saber si va a trabajar de acuerdo a sus necesidades.

Los templates no son la solución ideal para resolver el dilema de personalización vs configuración, pero son una tercera opción que vale la pena examinar.

Recuerde:

En Colombia, existen empresas totalmente especializadas que pueden implementar un sistema contable exitoso que permita el mejor funcionamiento de su empresa u organización. Syncro es una empresa distribuidora de muchas soluciones y software que cuenta con más de 10 años de experiencia en la implementación y aplicación de proyectos de consultoría que les permiten a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio.

Gracias a la capacidad y amplia experiencia con que cuenta el personal de Syncro, esta exitosa compañía ha logrado implementar más de 500 aplicaciones de ERP, con varios fabricantes. Así que ya lo sabe, si desea alcanzar el éxito en su negocio, no dude en contratar los servicios de Syncro, en equipo con usted.

Las empresas que deciden implementación de ERP no siempre disponen de mucho tiempo para hacerlo pero es importante entender que un proceso importante y necesita tiempo. Muchas veces los proveedores de ERP afirman que el tiempo de implementación tiene un promedio de 3 a 6 meses. Tenemos que tomar eso como un promedio y no como la única verdad. A veces, los cortos períodos de implementación presentan imprevistos. Si bien no hay una serie de reglas estrictamente a seguir que nos aseguren una implementación exitosa, se recomienda seguir ciertas etapas de implementación de un ERP.

En los últimos años, sin embargo, los cambios impulsados por Internet redujeron el tiempo que se necesita para entregar módulos del ERP. Estas implementaciones más rápidas son el resultado de mejoras intensivas en los procesos de implementación y de una nueva categoría de entrega de software ERP conocida como a demanda o Software as a Service (SaaS). Por lo general, las aplicaciones bajo demanda y el ERP SaaS están organizadas por un tercero, y los clientes acceden a través de una conexión Internet. Debido a que el software no necesita implementarse de la forma tradicional, conocida como on-premise, los tiempos y recursos necesarios disminuyen de manera considerable.

Seis pasos para implementar un ERP

Las principales fases de una implementación de un software ERP, a nivel general, quedarían definidas de la siguiente forma:

1) Organización – Planificación del Proyecto

Esta etapa tendrá como objetivo determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos, de igual manera deberá definirse los acuerdos de planificación de proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo.  El equipo de trabajo deberá quedar definido, con los roles y responsabilidades de cada rol totalmente claras. Se recomienda además en esta etapa dejar instalado el software para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de la empresa. El siguiente cuadro es un ejemplo a los fines ilustrativos.

Organización – Planificación del Proyecto

2) Modelamiento – Entendimiento de Negocio

El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento común entre el equipo especialista del sistema y el equipo experto de la empresa en cuanto a cuáles son los procesos actuales de la empresa y cuáles son sus expectativas con respecto a la implementación del ERP.

3) Parametrización – Configuración y Desarrollo

En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior. De ser necesario se deberá además cumplir con los desarrollos o configuraciones especiales que se requieran.  Además, esta etapa deberá ser la indicada para llevar a cabo pruebas de lo configurado así como pruebas de cualquier desarrollo o integración con otros sistemas que se haya requerido.

4) Preparación Final

El objetivo de esta etapa será el cubrir con todos los requerimientos previos a la salida en vivo. Aquí es donde se deberá llevar a cabo la capacitación de los usuarios finales así como la del administrador del sistema ERP.  Adicional en esta etapa se deberá cumplir con pruebas finales del sistema, ajustes del mismo y preparación de saldos iniciales para la salida en vivo.

5) Puesta en producción o Go Live

Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo sistema. Su principal objetivo es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de Producción. Adicional se enfoca en el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo así como en los ajustes de mejora de desempeño que puedan requerirse.  Sin embargo, es necesario conocer que hay vida después de implementar un ERP.

6) Control de Proyecto

Esta es una etapa independiente de las fases previas y debería cumplirse durante todo el el proyecto de implementar un ERP.  Su objetivo es llevar el control del mismo con respecto a cumplimiento de planificación, retrasos, pendientes, análisis y mitigación de riesgos, y toda actividad que apoye a un control de calidad de la implementación.

Recuerde:

En Colombia, existen empresas totalmente especializadas que pueden implementar un sistema contable exitoso que permita el mejor funcionamiento de su empresa u organización. Syncro es una empresa distribuidora de muchas soluciones y software que cuenta con más de 10 años de experiencia en la implementación y aplicación de proyectos de consultoría que les permiten a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio.

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Hay, al menos, 5 razones para implementar un ERP:

1. Integración de la información financiera

Cuando un administrador intenta entender la actuación global de la compañía, puede encontrar muchas “versiones diferentes de la verdad”. El área financiera tiene su propio conjunto de datos de ingresos, las ventas tienen otra versión y las diferentes unidades comerciales pueden tener cada una su propia interpretación de cuánto y cómo ellas contribuyeron a los ingresos. Es aquí cuando la solución es implementar un ERP ya que crea una sola versión de la verdad que no puede cuestionarse, porque todos usan el mismo sistema.

2. Información del cliente integrada

Los sistemas ERP pueden tomar los datos del pedido en la propia oficina del cliente y generar la órden de fabricación, si correspondiere, o despachar la mercadería y envíar la factura. Teniendo la información en un único sistema, en lugar de dispersarse entre muchos diferentes que no se pueden comunicar entre si, las compañías pueden rastrear los movimientos del cliente más fácilmente y coordinar la fabricación, los inventarios y el envío a diferentes destinos al mismo tiempo.

3. Estandarización y aceleración de los procesos de manufactura

Las compañías de manufactura, especialmente aquellas que tienen intención de hacer fusiones y adquisiciones, a menudo encuentran que las múltiples unidades de negocio emplean los mismos dispositivos para hacer un trabajo particular, usando métodos y sistemas de procesamiento diferentes. Los sistemas ERP se implementan con los métodos estandarizados para automatizar algunos de los pasos de un proceso industrial. Normalizando estos procesos y usando solo un sistema integrado de gestión, las empresas ahorran tiempo, incrementan la productividad y reducen los “dolores de cabeza”.

4. Reducción del inventario

El ERP ayuda al proceso industrial a fluir más fácilmente. Esto lleva a reducir los inventarios de productos en proceso y terminados. Además se obtienen mejoras significativas en el tiempo de entrega a los clientes. Para mejorar realmente, es necesario implementar un software de cadena de suministro (en inglés Supply Change Management).

5. Estandarización de la información de Recursos Humanos

En organizaciones con unidades de negocio múltiples, el área de recursos humanos no puede tener un método simple. El área de RRHH necesita unificarse con un sistema que permita rastrear las carreras de los empleados o conocer su productividad y comunicarse con ellos acerca de los beneficios y servicios. La implementación de un ERP resuelve la administración del capital humano.

Recuerde:

En Colombia, existen empresas totalmente especializadas que pueden implementar un sistema contable exitoso que permita el mejor funcionamiento de su empresa u organización. Syncro es una empresa distribuidora de muchas soluciones y software que cuenta con más de 10 años de experiencia en la implementación y aplicación de proyectos de consultoría que les permiten a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio.

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En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de contabilidad, poder comprender de forma correcta qué son los sistemas contables, debido a que el medio se encuentra ampliamente globalizado, provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se habla de un sistema contable se refiere a un software de contabilidad, si bien es cierto que este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, el término va mucho más allá.

Deben saber que un sistema contable está compuesto por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente relacionados. El objetivo principal de estos sistemas es apoyar en la toma de decisiones gerenciales de una empresa u organización; la información que proporciona un sistema contable debe ser oportuna y eficiente, de tal manera que permita al área gerencial analizar y clasificar la información para que pueda llegar a un determinado número de usuarios finales (accionistas, clientes, dueños, gobierno hasta clientes) que estén vinculados con el negocio.

De esta manera, los sistemas contables deben ajustarse, por completo, a las necesidades y los objetivos de la empresa u organización. Para su correcto funcionamiento e implementación, es necesario que los encargados del sistema contable tomen en cuenta el giro o actividad del negocio y las estrategias competitivas que han establecido dentro del mercado, permitiéndoles estandarizar los procedimientos y definir las estructuras de costos. Estas estrategias le permitirán al sistema contable presentar a la gerencia información estandarizada y fácil de interpretar, permitiendo realizar un análisis financiero de la empresa u organización.

Los profesionales de la contabilidad tienen bien claro que existen diferentes tipos o sistemas de negocios como: Comerciales, de Servicios, de Consumo, Financieros, de Productos, etc. Cada uno de estos sistemas de negocios requiere de un sistema que le proporcione información contable de utilidad. Por ejemplo, una empresa u organización bancaria requiere de información completamente diferente a la que requiere un sistema de negocio comercial, pues es evidente que cada uno de ellos tiene distintas necesidades financieras.

En el primer caso, la organización bancaria requiere de un sistema ampliamente vinculado con la cartera crediticia de todos y cada uno de sus clientes con el fin de conocer los datos sobre morosidad de los implicados, apalancamiento financiero, calidad de la cartera crediticia y tasas de interés actuales. Mientras, el establecimiento comercial buscará conocer, a través de su sistema contable, la cantidad clientes, conocer los estándares de inventario, facturación y comisiones.

Por tanto, al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o empresa. De esta manera, será posible cumplir con las tareas asignadas a través de la implementación de un sistema contable, mostrando así su eficacia y su efectividad en diferentes ámbitos y sistemas empresariales.

Esto quiere decir que los estados financieros, son el resumen general de las actividades y operaciones que se realizan a través de los sistemas contables. Podríamos decir que el sistema contable permite conocer el estado actual del negocio, por lo que debe presentar información completamente real, medible y auditable que permita tomar decisiones correctas a todos los encargados de la empresa o negocio. De esta manera, el sistema contable es la base fundamental para conocer de forma sencilla el funcionamiento de una empresa, bridando confianza en los inversionistas, proveedores y clientes.

Una vez que los especialistas en contabilidad han analizado los principales objetivos de la empresa, es posible diseñar los sistemas contables con los elementos adecuados que les faciliten el efectivo control financiero y sobre las transacciones que se realizan en la empresa u organización. Pero no sólo deben tomar en cuenta estos objetivos principales, para que un sistema contable sea altamente efectivo y exitoso, debe contar con la flexibilidad necesaria para ajustarse a las necesidades, en función de la evolución y crecimiento, de la empresa u organización.

Para lograr esto, los especialistas en contabilidad deben ser sumamente habilidosos para elaborar un plan de cuentas o catálogo contable que incluya todas los movimientos financieros y cuentas necesarias que permitan al sistema adecuarse constantemente a las necesidades, objetivos y estrategias cambiantes de la empresa u organización. Después de todo, dice el dicho: “No es lo mismo los tres mosqueteros, que 20 años después”; lo mismo ocurre con las empresas u organizaciones, debe adaptarse a las necesidades cambiantes del sistema neoliberal.

Como puede verse, los sistemas contables ofrecen un sinfín de facilidades que le permiten al área gerencial tomar decisiones sobre las inversiones que se realizan en la empresa. Esto, sin duda, representa una ventaja ante la volatilidad financiera que se ha experimentado en todo el mundo desde la crisis económica mundial de 2008 y de la que muchas naciones no han logrado salir avante, afectando a las pequeñas, medianas y grandes empresas.

En Colombia, existen empresas totalmente especializadas que pueden implementar un sistema contable exitoso que permita el mejor funcionamiento de su empresa u organización. Syncro es una empresa distribuidora de muchas soluciones y software que cuenta con más de 10 años de experiencia en la implementación y aplicación de proyectos de consultoría que les permiten a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio.

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